Gestión de compromisos

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Pensamos que la clave está en la productividad. XIPE logra ahorrar tiempo en el trabajo y en consecuencia, cumplir objetivos más rápido. Para que una organización sea competitiva, necesita que las tareas que asumen las personas se conviertan en compromisos visibles que aportan a un objetivo definido. Estas características le dan seriedad y sentido al trabajo haciendo que la productividad aumente significativamente, logrando no sólo el propósito básico de asegurar el cumplimiento de las tareas con fechas críticas sino la terminación de una mayor cantidad de trabajo en el mismo tiempo.


"Al analizar los compromisos que las personas asumen con sus colegas y clientes, los ejecutivos podrán comprender por qué el trabajo se estanca y cómo lograr que se active de nuevo.”
Donald N. Sull y Charles Spinosa


DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

Es una aplicación Web, con un componente para dispositivos móviles, que facilita la gestión de los compromisos que asumen las personas, derivados de los diferentes contextos organizacionales, desde la ejecución de planes estratégicos hasta tareas del día a día, para lograr que se terminen en la fecha pactada y con la calidad esperada, para aumentar la productividad en la organización.
XIPE logra todo esto porque monitorea los compromisos creados y avisa a los responsables que deben ejecutarlos. Cuando se pasa la fecha pactada se le notifica además al autor que el compromiso no ha sido ejecutado. XIPE funciona como un motor de revisión del estado de los compromisos para enviar las notificaciones correspondientes hasta lograr que se ejecuten y para calcular los indicadores de cumplimiento, calidad y procastinación, con los cuales se complementa una evaluación de desempeño de las personas.

BENEFICIOS

Principales: aumentar la productividad de las personas, pues además de lograr el propósito básico de asegurar el cumplimiento y la calidad de las tareas con fechas críticas, también logra que se termine una mayor cantidad de trabajo en el mismo tiempo.

Secundarios: manejo efectivo del tiempo, enfoque de las personas hacia el cumplimiento, medición objetiva del desempeño de las personas, facilita el establecimiento de planes de mejoramiento del desempeño, mejoramiento del nivel de respuesta de áreas de servicio, reducción en sanciones por incumplimiento en la respuesta a las entidades de control, tratamiento eficaz de no conformidades, enfoque al logro de objetivos y le otorga sentido al trabajo al relacionar de manera precisa a cuál objetivo de la organización le aporta el trabajo de las personas.

CARACTERÍSTICAS

  • 4 niveles de ejecución: tipo de objetivo, objetivo, actividad y compromiso.
  • 5 pasos de gestión: creación, recibido, ejecución, terminación y aprobación o rechazo.
  • Indicadores: Cumplimiento (cierre de compromisos en la fecha pactada), Procastinación (cuánto se posponen los compromisos, para complementar el cumplimiento, pues se puede cumplir la fecha pactada, pero fue pospuesta varias veces) y Calidad (cierre de compromisos con el trabajo realizado de manera completa).
  • Facilita la división de las metas para asegurar su logro en el tiempo pactado.
  • Notifica al responsable cuando se le asignan compromisos.
  • Notifica al responsable y al autor cuando se aproxima el vencimiento o se ha vencido la fecha de terminación del compromiso.
  • Notifica al autor cuando se termina un compromiso.
  • Registra comentarios de avance y los notifica al autor y guarda archivos relacionados con la meta, para mantener en un solo repositorio las comunicaciones.
  • Crea compromisos individuales y grupales.
  • Maneja diferentes unidades de medida del avance de los compromisos.
  • Maneja compromisos privados.
  • Registra el análisis PHVA para la solución de compromisos que lo requieran.

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